La crise sanitaire et le confinement, en affectant nos relations quotidiennes et en instaurant le télétravail, nous ont amené·e·s à repenser nos fonctionnements et modes de travail pour préserver le lien social et rester efficaces. La dimension collective de l’organisation sociale et solidaire ne doit pas s’éteindre mais se renforcer face aux écueils et aux défis de demain. A l’aide des outils numériques, associations et acteurs engagés ont pu s’adapter au confinement et gérer leurs projets collectifs à distance.

Les outils de gestion collaborative sur internet offrent de nombreux moyens d’échanger, de partager des documents et des moments de convivialité, d’organiser les tâches, de façon textuelle, audio ou visuelle. En s’emparant des plateformes digitales, les équipes ont pu maintenir le rythme des réunions (bureau, assemblée générale, coordination…), respecter les échéances et atteindre leurs objectifs, cultiver le lien et garder le moral !

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Quels outils numériques pour collaborer et maintenir une vie associative à distance ?

Voici une sélection d’outils de travail collaboratifs, gratuits ou freemium, pour start-up, association et structure de l’ESS.

1. Échanger et créer de l’interaction de façon régulière

Nous pratiquons tous déjà, plus ou moins, avec nos proches, la messagerie instantanée avec Messenger ou WhatsApp. Voici d’autres outils web à adopter dans le cadre professionnel.

1. Framateam

Comment parler de solutions numériques sans évoquer l’artisan du logiciel libre, Framasoft ? L’association propose des alternatives éthiques à celles et ceux qui veulent dégoogliser Internet. Victime de son succès et de l’intérêt croissant pour un numérique responsable et respectueux de nos données, Framasoft est en phase de restructuration. La société éditrice de logiciels libres se présente comme une solution alternative aux géants du numérique avec des services similaires à ceux de Google.

Pour échanger simultanément en ligne, le logiciel libre Framateam offre un service de tchat permettant de communiquer avec son équipe ou encore de notifier ses collègues.

2. Plus populaire, Slack est une plateforme de communication collaborative disponible sur ordinateur et smartphone.

3. L’application mobile WhatsApp, connue pour l’échange informel de textes et de photos, offre une messagerie instantanée permettant d’organiser des appels de groupe en audio ou en visio.

Les réseau sociaux d’entreprise du type Yammer (Microsoft) et l’intranet remplissent également cette fonction d’échange instantané pour faciliter le travail d’équipe.

Créez des interactions régulières avec vos bénévoles et votre audience pour maximiser votre impact.

2. Collaborer et travailler sur des dossiers communs

Que ce soit au sein de l’entreprise ou en télétravail, on peut avoir besoin de partager le même document (fichier texte, tableur ou présentation), d’où l’intérêt du fichier en ligne que l’on peut éditer à plusieurs. Ce recours aux fichiers numériques mis en commun est d’une grande utilité pour éviter les doublons. Un véritable gain de temps !

1. Framapad (logiciel libre Framasoft) permet de créer un espace de travail partagé et synchronisé, prenant la forme d’un traitement de texte.

2. Google Doc propose les mêmes fonctionnalités avec des documents éditables en temps réel : vos fichiers sont automatiquement enregistrés à l’écriture.

3. Office Online, solution gratuite de Microsoft, permet de collaborer sur des documents, des présentations et des feuilles de calculs, de créer et partager des fichiers Word, Excel, Powerpoint et Onenote depuis votre navigateur.

3. Piloter des projets collaboratifs

Vous travaillez en équipe sur un projet ? Ces plateformes web gratuites ou freemium simplifient la gestion des tâches et l’avancement de projets, la mise en commun d’informations et de documents, pour une meilleure productivité.

1. L’incontournable Trello est un outil de gestion de projet aussi pratique que convivial. Intuitif, Trello fonctionne par tableaux (projets) et cartes (tâches à effectuer) à personnaliser. L’outil permet aux startups et associations d’organiser facilement leurs projets de communication et de planifier la création de contenu.

• La vue par liste aide à priorise les tâches et objectifs : « projets et idées », « fait », « à faire », etc.
• La vue planning donne un aperçu des étapes du projet sur la durée, permettant de valider la cohérence et la coordination des actions.

Astuce : assignez un code couleur à chaque projet puis attribuez des tâches en attribuant les cartes aux membres de l’équipe. Trello peut être connecté à d’autres applications telles que Google calendar ou Slack (options d’intégration payantes).

2. Avec la plateforme collaborative Asana vous pilotez vos projets en équipe avec une vue des échéances et des tâches assignées aux membres , avec des vues liste et calendrier.

-> Découvrez ces 6 outils pour organiser votre communication digitale.

4. Sonder et Enquêter en ligne

L’outil de sondage en ligne est utile pour

• Vérifier la disponibilité des personnes et programmer un rendez-vous
• Sonder un groupe sur ses besoins et attentes : bénévoles, adhérents ou partenaires peuvent être sollicités pour un audit, une enquête de satisfaction ou d’amélioration de services.
• Organiser un vote, notamment lors d’élections au cours d’une assemblée générale se tenant à distance

Le choix de votre outil de sondage s’effectue selon vos besoins (traitement et téléchargement des réponses, options de formulaire…), vos ressources (outil gratuit ou payant), selon l’ergonomie et l’expérience utilisateur souhaitées.

Note RGPP : veillez à la confidentialité des données et pensez à rassurer votre public sur leur exploitation. Toute personne ayant soumis des informations personnelles peut revendiquer un droit de rectification ou de suppression.

1. Avec l’outil opensource Framaforms  « Concevez vos enquêtes en ligne facilement tout en respectant votre public » Sondez votre audience ou vos adhérents afin de les impliquer, de cerner leurs besoins et leurs attentes. La soumission de formulaire en ligne est une façon d’engager votre public comme d’orienter votre stratégie ou d’organiser de nouvelles actions. Framaforms permet de de créer des questionnaires avec des formulaires à choix multiples ou des champs de texte libre.

2. Doodle permet aussi de créer un sondage ou de valider une date de rendez-vous à plusieurs.

3. Google Forms (de la suite Web gratuite de Google Docs Editors) permet, comme Framaforms, de créer des questionnaires en ligne, de centraliser les réponses et d’être notifié par mail.

4. Balotilo est le partenaire de vos élections à distance : « Vous êtes une association, une coopérative ou un simple groupe de personnes, et vous avez besoin de prendre des décisions démocratiquement ? Balotilo est fait pour vous !»

On note également les services payants de Type form et de Survey Monkey.

Parmi les bonnes pratiques pour collaborer à distance, on retient enfin les outils de vidéo- conférence, une façon d’incarner un peu plus la relation quand on n’est pas ensemble au bureau 😉

5. Communiquer avec des réunions à distance en visio-conférence

Les réunions à distance ou visio-conférences se sont popularisées depuis le printemps 2020 : de nombreuses plateformes en ligne permettent de se réunir de chez soi.

Comment choisir le bon outil ? Vous pouvez opter pour la solution gratuite ou l’offre payante, selon vos exigences. Vérifiez les fonctionnalités de chaque outil de visio (partition des salles virtuelles en sous-groupes, sondage inclus, partage social media…) afin de trouver la plus juste concordance avec votre projet. L’accessibilité de l’outil numérique (les moyens d’y accéder, avec ou sans compte, à partir d’un smartphone…) et ses limites (nombre de participants, durée de réunion…) sont aussi des facteurs à prendre en compte dans votre décision d’arbitrage.

1. Framatalk pour une conversation audio ou vidéo en un clic !  Framatalk repose sur le logiciel libre Jitsi Meet.

2. Skype vous permet de passer des appels vidéo ou téléphoniques en ligne. Les appels de compte Skype à compte Skype sont gratuits.

3. Zoom s’est imposé pendant le confinement grâce à ses nombreux atouts : l’outil est accessible depuis un smartphone ou un ordinateur fixe. Dans sa version gratuite, la plateforme permet d’organiser des visioconférences de 40 minutes jusqu’à 100 personnes simultanément. En revanche, pour mettre en place un webinaire, soit une conférence en ligne avec des animateurs (les panélistes) et un public, vous devrez souscrire un abonnement payant. L’organisation d’une conférence en ligne est simplifiée par de nombreuses options : salle d’attente pour les participants, partage d’écran, diffusion social media du webinaire, possible intervention d’un invité, chat en cours de session, enregistrement de la vidéo, collecte et transfert des coordonnées des inscrits…

4. Livestorm est une autre application pour organiser réunions en ligne et webinars , gratuitement jusqu’à 4 personnes et jusqu’à 20 minutes par événement.

5. Goto rassemble GotoMeeting et JoinMe pour décliner une solution collaborative payante permettant de réaliser des réunions en ligne et de synchroniser ses autres comptes Slack, Outlook, Google Agenda ou Microsoft Teams pour former un système intégré.

6. Avec Whereby on passe ses appels vidéo en toute simplicité avec des fonctionnalités similaires à celles de Zoom, dans sa version gratuite.

7. Google Meet, de la suite Google, offre un service de visioconférence gratuit, jusqu’à 1h avec un nombre d’utilisateurs maximum de 100. Les participants peuvent se joindre à la réunion grâce à un lien web ou via l’application mobile Google Meet. L’intégration de l’outil avec les autres services de Google est aussi très pratique. Lancez votre vidéo conférence instantanée ou programmez votre événement avec invitation à partir de votre agenda Google ou de votre messagerie Gmail.

Travailler ensemble à distance devient plus facile à l’ère du numérique. Les outils numériques sont des facilitateurs et des leviers : pour améliorer votre communication interne et pour donner plus d’impact à votre communication externe (visibilité, fluidité, expérience utilisateur). La définition en amont d’une stratégie digitale vous aidera à planifier et organiser vos actions de communication.

6. Explorer de nouveaux outils et de nouveaux usages numériques

Voici, pour finir, quelques outils web à glisser dans vos favoris.

→ Pour partager des fichiers volumineux

Smash permet d’envoyer et de recevoir des fichiers volumineux facilement et rapidement, sans aucune inscription.

WeTransfer , le service de transfert de fichier permet d’envoyer jusqu’à 2GB avec la version gratuite.

→ Pour stocker des fichiers communs et des documents en ligne

Dropbox ou Google drive sont des solutions de stockage de vos divers documents tout format.

→ Pour nettoyer sa messagerie et faire un geste écologique

Cleanfox promet de nettoyer votre boîte mail et de planter 1 m2 d’arbres ! Un petit geste pour éviter de saturer les serveurs et réduire votre empreinte carbone 😉

La crise sanitaire et le confinement ont changé nos habitudes personnelles et professionnelles : n’est-ce pas là l’opportunité de revisiter nos processus collaboratifs et de repenser notre communication pour être encore plus efficaces ? Face aux nouvelles pratiques professionnelles et face au besoin de mobilité, faciliter le travail et l’échange à distance est un enjeu pour toute structure qui souhaite évoluer, séduire et rencontrer son public.

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