On se sent parfois dépassé ou envahi par la profusion d’outils digitaux : il en existe tellement qu’on ne sait pas toujours lequel adopter pour organiser notre travail et communiquer efficacement.

Je vous partage ici 6 outils que j’utilise au quotidien, pour gérer ma présence en ligne, de l’analyse à la création, pour la programmation et l’implémentation de mes actions.

6 outils pour organiser votre communication et stimuler votre productivité

Peut-être avez-vous passé un temps fou à tester des outils de communication digitale pour constater au final qu’ils n’étaient pas très adaptés à votre situation et à votre environnement professionnel (manque d’options, absence d’intégrations avec votre écosystème digital,…), que l’offre gratuite était trop restreinte pour votre usage (exemple : outils de gestion social media limités à certaines plateformes ou peu « poussés » en termes d’analyse…) ou que les coûts d’abonnement étaient au-dessus de vos moyens ?

J’ai listé un bon nombre d’outils de communication et marketing digital : pour gérer les médias sociaux, créer des visuels, optimiser mon SEO et rechercher des mots-clés, surveiller la concurrence, programmer des newsletters, créer des pages web…

J’ai pu tester des outils en ligne, en écarter certains, en valider d’autres définitivement, parce qu’ils répondent précisément à mes besoins. Je vous présente dans cet article, mes 6 outils de communication favoris.

Évidemment, c’est à vous de vous faire votre propre avis, en fonction de vos attentes et de votre budget !

1.  TRELLO

Avec l’outil freemium Trello, organisez votre travail en toute simplicité dans un environnement convivial. La présentation sous forme de tableau Kanban permet l’affichage de listes (exemple : fait, à faire, réalisé, etc.) ; chaque liste comprend des cartes détaillant chacune des tâches.

Pour chacune des cartes nous pouvons renseigner de nombreuses informations de contenu, indiquer une date de lancement et d’échéance de projet, intégrer des images ou des liens divers (depuis Google drive, Dropbox…), associer des collaborateurs, catégoriser les tâches avec des étiquettes de couleur…

La vue calendrier permet de visualiser le projet dans son ensemble sur la semaine ou le mois : on y retrouve les tâches soumises à échéance.

> Pourquoi utiliser Trello ?

Trello est un outil ultra pratique pour planifier ses tâches, piloter ses projets et les partager. Je l’utilise pour ma gestion de contenus et leur planification sur les réseaux sociaux : la vue par listes me permet de visualiser en un coup d’oeil : les idées créatives et pistes éditoriales / Le travail éditorial en cours / les articles et contenus publiés. Dans mon calendrier je visualise sur le mois, la planification de mes posts de médias sociaux et la programmation de mes articles. Idéal pour vérifier la cohérence de mes actions sur le moyen terme. J’ajoute une touche de couleur pour chacun de mes canaux (Facebook, Linkedin, site web…) : cette organisation visuelle me permet de repérer facilement chaque type de contenu 😉

La version gratuite de Trello peut suffire à la gestion individuelle, par exemple pour un entrepreneur indépendant. Trello propose ensuite des plans d’abonnement pour mieux gérer le travail d’équipe, la collaboration ou l’intégration – connexion d’outils tiers (authentification Google Apps, power-ups…).

2. FEEDLY

C’est ma routine N°1 : jeter un œil aux actualités de mon secteur d’activité pour suivre les tendances, découvrir des astuces, être informée des mouvements du secteur communication et marketing digital !

C’est là que Feedly entre en jeu et me facilite la vie !

> Pourquoi créer un compte Feedly ?

Plutôt que d’aller consulter tous les sites web et blogs qui m’intéressent, je m’abonne à leurs actualités directement depuis Feedly via leur flux RSS. Les flux d’informations sont agrégés au même endroit 🙂

Outil de veille sectorielle et concurrentielle, Feedly est un agrégateur de flux, accessible depuis un navigateur internet ou via une application mobile.

L’inscription est simple et rapide (via Google par exemple) ; l’utilisation en mode « free » devrait suffire à combler vos besoins individuels. Dans le cadre de projets professionnels et pour des besoins élargis (comme l’indexation de plus de 1000 sources), vous pouvez souscrire à l’une des offres Feedly pour booster le potentiel de l’outil.

Dès la première offre payante de Feedly, vous sourcez jusqu’à 2 500 sites éditeurs.

Feedly propose des flux classés par thématique ; vous pouvez les ajouter à votre tableau de bord en cliquant sur « Follow » ou bien vous pouvez renseigner une adresse de flux spécifique, un mot-clé ou un site web pour intégrer votre propre flux.

Vous pourrez ensuite organiser vos flux par thématique : ils se présenteront sur la colonne de gauche.

Sur la partie droite, la liste des flux d’une même thématique vous permet de voir rapidement les nouveaux contenus, de prévisualiser des articles sous forme d’extraits, de les partager, d’enregistrer des contenus web sur votre tableau de bord, de les étiqueter comme lus ou non lus.

3. CANVA

Canva propose un plan gratuit qui est largement suffisant pour démarrer et créer des visuels professionnels !

Cet outil en ligne dédié à la création graphique est utilisé par les community managers pour réaliser de beaux designs et des modèles de présentation personnalisés, pour les réseaux sociaux. Si vous avez en charge des missions de communication, Canva vous sera d’une grande aide : l’outil permet de gagner du temps comme de trouver l’inspiration 😉

> Pourquoi utiliser Canva ?

Avec l’outil de création graphique Canva « le design est à la portée de tous »

En tant que plate-forme de conception graphique, Canva permet aux utilisateurs de créer des graphiques, des supports numériques (bannières web, visuels dimensionnés pour les réseaux sociaux…) ou des fichiers pour l’impression (présentations, affiches, documents, flyers…)

Dans sa version gratuite, la plateforme en ligne propose plus de 250 000 modèles, plus de 100 types de designs, des centaines de milliers de photos et d’illustrations (avec l’intégration de la banque d’images Pexels), des options collaboratives pour travailler en équipe (partage d’une création par mail, partage d’un lien vers le visuel…), un espace de stockage de 5 Go.

> Comment utiliser Canva ?

• Créez un compte ou connectez-vous avec Google, Facebook ou Apple
• Choisissez votre design : en choisissant par exemple le design «  Social media » > « Facebook post », vous obtenez directement le bon format de publication pour le media social considéré 😉
• Choisissez votre modèle ou démarrez avec un document vierge
• Personnalisez votre création aux couleurs de votre marque : ajout de votre logo, changement de typographie et de couleurs, intégration d’éléments visuels ou textuels, ajout d’illustrations ou d’images Pexels, importation d’images de votre ordinateur, intégration audio… Vous pouvez éditer vos images, ajouter des filtres, appliquer des rotations… Les possibilités de personnalisation sont infinies pour créer des visuels de pros !
• Exportez votre fichier au format jpg, png, mp4, pdf ou gif.

🍀 Voici un mini tutoriel Canva pour vous guider 🍀 

4. ICONOSQUARE

L’outil Iconosquare fait partie des solutions phares de la gestion social media pour développer votre visibilité sur les réseaux sociaux. Alternative à Hootsuite ou AgoraPulse, Iconosquare permet de gérer au même endroit vos comptes Facebook, Instagram, X (ex-Twitter), LinkedIn et Tik Tok.

> Un outil complet et accessible pour la gestion et l’analyse des vos réseaux sociaux

• Social listening : avec Iconosquare, écoutez ce que l’on dit de votre marque et surveillez vos concurrents. La solution permet de réagir, de modérer et de répondre directement à votre audience dans les commentaires. On peut y surveiller des hashtags et des mentions de marque tout comme les contenus et les performances de la concurrence.
• Planification de contenus : prenez une longueur d’avance en programmant vos posts social media. Créez des publications diverses avec Iconosquare (images, vidéos, carrousels, stories…), de la même façon que sur Facebook, Instagram, Twitter ou Linkedin. En planifiant vos contenus de 2 à 4 semaines à l’avance, vous serez plus serein·e et libéré·e d’une charge mentale ! L’outil propose un calendrier éditorial pour y voir plus clair et vérifier la cohérence des communications.
• Collaboration et partage de contenus : Iconsquare permet de faire valider des posts à des collaborateurs avant diffusion .
• Analyse et rapports pour vos médias sociaux. Mesurez vos performances pour améliorer votre stratégie social media : l’outil propose de nombreuses metrics pour vérifier l’impact de vos publications.

Sur la période de votre choix sont mesurés le nombre d’abonnés ou fans, le nombre de réactions et de commentaires, la portée, les impressions, les conversions, le taux d’engagement… On peut suivre l’évolution d’indicateurs comme la communauté ou l’engagement. Créez votre rapport personnalisé avec vos KPI (Key Performance Indicators) et exportez-le au format pdf.

Alternative : Facebook Creator Studio.

5. BREVO (ex- SENDINBLUE )

La newsletter et l’e-mail business automatisé (marketing automation) sont des leviers incontournables de votre communication pour créer et entretenir le lien avec vos prospects, clients, adhérents, abonnés… Et la plateforme Brevo (ex- SendinBlue) répond précisément aux besoins des marketeurs avec sa solution intégrée tout-en-un, en version freemium.

Pour vous faire un premier avis, testez la solution gratuite pour gérer vos campagnes marketing : si vos besoins sont faibles (structure de petite taille, faible volume de contacts, envoi modéré d’e-mails jusqu’à 300 par jour), elle peut même être suffisante pour répondre à vos objectifs de communication.

> Quelles sont les fonctionnalités de Brevo ?

• Un processus de conception simplifiée avec un éditeur Drag & Drop (pas besoin de coder !)
• La personnalisation de vos supports, aux couleurs de votre marque. Néanmoins, pour supprimer le logo Sendinblue au bas de l’email, il faudra souscrire à une offre payante.
• La mise à disposition de templates (modèles)
• Le suivi statistique de vos performances avec la mise à disposition de données stratégiques : delivrabilité d’emails, taux d’ouverture, clics, désinscriptions, etc.
• La gestion de vos contacts dans un CRM
• L’intégration de formulaires sur votre site web
• L’envoi d’e-mails transactionnels, diffusés automatiquement après une action de l’internaute, comme l’achat en ligne ou l’abonnement à un service. Plusieurs options : via API, relai SMTP, plugins e-commerce ou Marketing Automation
• La création de scenarios, permettant l’envoi d’une séquence d’e-mails à une liste de contacts (les jours et heures peuvent être définies)
• L’envoi de SMS marketing (option payante)
• La création de landing pages personnalisées (page de remerciement, page de désinscription…)
• Une conformité avec le RGPD (règlement européen sur la protection des données) : lien de désinscription au bas de chaque e-mail, double opt-in, suspension de l’envoi après désinscription d’un contact…

En bref, Brevo (ex-Sendinblue) est un véritable atout dans la mise en place et l’optimisation d’une stratégie de communication digitale. L’outil d’email marketing est particulièrement adapté aux petites structures et associations. La plateforme est accessible et intéressante dans sa version gratuite.

6. NOTION

Je termine par Notion, un outil magique qui combine de nombreuses fonctionnalités tout en intégrant nos outils favoris sur la même plateforme !

L’outil fonctionne avec des blocs de contenu (image, texte, video,…) que l’on conçoit et que l’on utilise à partir d’une page vierge ou que l’on personnalise à partir d’un modèle.

Lorsque, sur les autres plateformes on s’adapte au cadre, ici avec Notion on a la possibilité de créer son espace personnel de A à Z et d’y ajouter chaque brique de notre projet un à un (qu’il soit pro ou perso). Sa gestion centralisée a de quoi simplifier notre quotidien !

> Notion, un outil de gestion complet et modulable, adapté à tous les projets

→ Quelles sont les fonctionnalités de Notion ?

• L’outil permet de sauvegarder, d’organiser l’information et de la partager, de prendre des notes.
• La solution sert la gestion de projet et est une alternative aux applications du type Evernote, Asana, Trello, Google sheet… Notion rejoint la liste de mes outils-clés dans le pilotage de projets collaboratifs.
• Notion permet de tout centraliser au même endroit : pages web, bases de données, prises de notes et listes à puces, intégration d’applications (Trello, Dropbox, Asana, Evernote…) On arrête de naviguer d’une plateforme web à l’autre ; on utilise un seul espace de travail 🙂
• La recherche par mot-clé nous simplifie la vie : en 3 secondes, on peut retrouver une information !
• Les bases de données permettent de lister des tâches avec des propriétés spécifiques (catégorie, date d’échéance, statut, etc) et elles peuvent être reliées entre elles. Chaque base peut s’afficher sous différentes vues : sous forme de liste ou de vue kanban ou encore dans un calendrier. L’entrepreneur peut ainsi créer une base pour chacun de ses projets clients.
• La fonction de partage permet de générer le lien web d’une de vos pages et de rendre votre contenu accessible à vos contacts.
• L’automatisation via API : synchronisez vos infos en reliant Notion à vos autres plateformes. Par exemple, vous pouvez connecter votre Google agenda et l’intégrer dans Notion, via l’appli Zapier.

L’outil Notion est donc un must pour organiser votre travail et hiérarchiser les informations exactement comme vous le souhaitez, pour sauvegarder des données, trier, planifier, automatiser, partager vos notes et vos projets. Un indispensable contre la charge mentale 🙂

Les solutions présentées ici offrent des ressources incontournables pour votre webmarketing : elles facilitent la mise en place d’une stratégie digitale, de la création de supports de communication (visuels, infographies, emailings…) à l’analyse des performances, en passant par la planification.

Ces 6 outils de communication en ligne sont accessibles en terme de budget comme dans leur prise en main. Inutile de coder pour en exploiter tout le potentiel et faire un vrai travail de pro !